Sigurisht që nuk është dhe aq magjepsëse: Ata shpenzojnë mbi 70% të kohës së tyre nëpër takime.
Koha është burimi më i vyer për të gjithë. Mund të gjejmë mënyra për të fituar më shumë para dhe më shumë fuqi punëtore, por është e pamundur t’i shtojmë orë ditës ose t’i kërkojmë ato sapo të jenë shpenzuar. Ndërsa ne të gjithë kemi të njëjtin ritëm brenda një dite, CEO-t shpesh kanë kërkesat më të mëdha ndaj vetes, dhe se si ata e përdorin kohën e tyre është një nga vendimet më të rëndësishme që mund të bëjnë, shprehet Nitin Nohria, dekan i Shkollës së Biznesit të Harvardit.
“Drejtorët ekzekutivë janë përgjegjës për të gjithë punën e organizatave të tyre”, thotë ai. “Jeta e tyre është takime të pafundme dhe një breshëri emailesh. Në një workshop që bëjmë me CEO-t e sapoemëruar, shumë thonë se janë të mbingarkuar me manaxhimin e punës. Ata shprehen, ‘Kam pasur një punë të rëndësishme, por në rolin e CEO-s, kërkesat për kohën time duket se janë rritur 100 herë. Gjithkush dëshiron pjesë e kohës sime. “Nëse CEO nuk krijon një agjendë të fortë, ata lehtë mund të ndiejnë sikur po i drejton bota në vend që ta kenë vetë situatën nën kontroll”.
Nohria dhe Michael Porter, profesor në Harvard Business School, gjurmuan aktivitetet e përditshme të CEO-ve në disa kompani 27 miliard dollarëshe për 13 javë për të zbuluar praktikat e tyre të manaxhimit të kohës dhe rezultatet u botuan në Harvard Business Review. Ata gjetën se CEO mesatar punon 9.7 orë në ditë jave, 3.9 orë në fundjavë dhe 2.4 orë në ditë pushimi. 47 për qind e punës së një drejtuesi ekzekutiv kryhet në selinë e kompanisë, ndërsa pjesa tjetër kryhet duke vizituar vende të tjera të kompanisë, duke takuar klientelë të jashtme, duke udhëtuar, dhe në shtëpi.
Mënyra si u ndanë këto orë ishte thelbësore për efektivitetin e tyre, si dhe për performancën e kompanive të tyre. Këto janë fushat që kanë më shumë ndikim.
AGJENDA
Mesatarisht, drejtorët ekzekutivë shpenzojnë 43% të kohës së tyre në aktivitete që i avancojnë agjendat e tyre, ndërsa 36% janë shpenzuar në një mënyrë reaktive, duke trajtuar çështjet ndërsa ato shpalosen njëra pas tjetrës.
“Jeta e një CEO-je është nxitet nga një sërë prioritetesh ose nga detyrimet strategjike të kompanisë,” thotë Nohria. “Mësuam se koha e CEO-s orientohet nga ngjarjet po aq sa nga agjenda. CEO-t duhet të jetë shumë të strukturuar në kohën e tyre”.
CEO-t shpenzojnë vetëm 28% të kohës vetëm duke punuar, por 59% e kësaj kohe është e fragmentuar në blloqe prej një ore ose më pak. Për të pasur kohë për të përgatitur ose për të bërë punë strategjike, CEO-t duhet të kërkojnë kohë më të madhe larg zyrës.
TAKIMET
Drejtuesit ekzekutivë ndjekin mesatarisht 37 takime çdo javë, duke konsumuar 72% të kohës së tyre të punës. Drejtuesit ekzekutivë duhet të rishikojnë rregullisht cilat takime janë me të vërtetë të nevojshme dhe të cilat mund të delegohen.
Kohëzgjatja e një takimi është gjithashtu e rëndësishme. Ndërsa shumica zgjasnin një orë për shkak të zakonit organizativ ose personal, drejtorët ekzekutivë në studim pranuan se shumë prej tyre mund të shkurtohen në 30 apo edhe 15 minuta.
Email konsumon 24% të kohës së CEO-s, dhe marrja e kontrollit të komunikimit elektronik kërkon disiplinë dhe kufij. CEO-t duhet të caktojnë pritshmëri dhe norma të duhura për çka do të marrin në emaile dhe kur ata do të përgjigjen, thotë Nohria. Ata gjithashtu duhet të jenë të kujdesshëm në lidhje me dërgimin e emailit, pasi kjo mund të krijojë një spirale të një komunikimi të panevojshëm.
“Është shumë e rëndësishme të kontrollohet emaili, përndryshe është e lehtë për një CEO që të zvarritet në një nivel detajesh dhe granularitetesh për çështje që sinqerisht nuk duhet të përfshihen”, thotë ai. “Shumë e-maile dëmtojnë delegimin e detyrave”.
AKTIVITETET E PLANIFIKUARA
Drejtorët ekzekutivë shpenzojnë rreth 11% të kohës së tyre në aktivitete rutinë, siç janë mbledhja e bordeve, pjesëmarrja në ditët e investitorëve dhe shkuarja në festat e daljes në pension. Ata duhet të përzgjedhin strategjikisht ngjarjet të cilat janë të rëndësishme për kulturën e tyre, thotë Nohria.
KOHA E LIRË
Drejtorët e suksesshëm ekzekutivë janë të disiplinuar lidhur me kohën e tyre larg punës, zbuloi Nohria. Ata kaluan mesatarisht 45 minuta në ditë në stërvitje të rregullt dhe fjetën mesatarisht 6.9 orë çdo natë. Ata zakonisht kalonin rreth tre orë në ditë me familjet e tyre dhe shumica shpenzonin mesatarisht 2.1 orë në argëtime, siç ishin shikimi i televizionit, leximi apo ndonjë hobi.
“Në këtë punë është e lehtë të konsumohesh”, thotë Nohria. “Kur puna rëndon mbi ju, rreziku është që CEO të bëhet vikatës, i lodhur ose i çuditshëm. Gjetja e kohës për të qëndruar me familjen dhe për të bërë gjërat që duhet të bëni për të rigjeneruar veten në mënyrë që të mbeteni të freskët është një përfitim i madh”.
