Ndërkohë që udhëheqësit botërorë po punojnë për shpërndarjen në mënyrë efikase dhe të sigurt të vaksinave kundër Covid-19 tek 8 miliardë njerëz, detyra për administrimin e vaksinave do të bjerë mbi shpatullat e mijëra spitaleve lokale, klinikave dhe qendrave të komunitetit. Në këtë situatë nuk ka zgjidhje që do t’u përshtaten të gjithëve, por një raport i Universitetit të Harvardit përcakton parimet themelore të ngritjes dhe menaxhimit të një qendre vaksinimi.
Cila është problemi/sfida kryesore?
Përmirësimi i vazhdueshëm, fillon me përcaktimit të problemit që do të zgjidhet. Në Sinai Morningside, një spital i komunitetit urban në qytetin e Nju Jorkut, puna për të krijuar një qendër funksionale vaksinimi filloi me përcaktimin e problemit. Parimi është i thjeshtë: Një qendër vaksinimi duhet të vaksinojmë një numër X njerëzsh në ditë, në vendndodhjen Y me burimet Z.
Si paraqitet gjendja aktuale?
Mbledhja e informacionit dhe kuptimi i gjendjes aktuale është zakonisht hapi tjetër në hartimin e procesit të ngritjes së një qendre vaksinimi. Për ngritjen e qendrës së vaksinimit në Sinai Morningside për shembull, faza e dytë përfshinte mbledhjen e të gjitha fakteve që ishin në dispozicion. Në mesin e të dhënave të nevojshme janë rrugët fizike të shpërndarjes së vaksinës; aftësia e magazinimit; numri i njerëzve të trajnuar për të vaksinuar, caktuar dhe regjistruar pacientët; numrin e farmacistëve në dispozicion për të ruajtur dhe shpërndarë vaksinën, numri i dozave të vaksinës që mund të nxirret për shishkë dhe e fundit, por jo më pak e rëndësishme afatin e ruajtjes së vaksinës.
Bazuar në numrin e parashikuar të pacientëve dhe duke marrë parasysh qendrat më të afërta mjekësore ose komunitare, autoritetet amerikane zgjodhën vendodhjen e qendrës së vaksinimit për këtë zonë. Ky vendim ishte një faktor kritik në planifikimin e hapave të të tjerë që do të ndiqeshin për ngritjen e qendrës së vaksinimit. Sapo u vendosëm në vendndodhje, autoritetet amerikane kryen vëzhgime të njëpasnjëshme për të kuptuar se sa kohë do të duhej për transportin e vaksinën:
– Nga qendra e dorëzimit të stacionit në farmaci
– Nga qendra e dorëzimit në magazina
– Nga magazina deri në qendrën e vaksinimit
– Nga farmacia në qendrën e vaksinimit
Një hap tjetër i rëndësishëm do të ishte përcaktimi se sa kohë do të duhej që një pacient të kalonte nga:
– Nga dera e përparme te ashensori i saktë
– Nga ashensori te regjistrimi
– Nga regjistruesi në zonën e pritjes
– Nga zona e pritjes në dhomat e vaksinimit
– Nga dhomat në zonën e rikuperimit
– Nga rikuperimi deri në daljen nga ndërtesa
Meqenëse qendra e vaksinimit nuk ishin ndërtuar ende, autoritetet amerikane i bënë vëzhgimet duke imagjinuar se “si do të dukej?” puna dhe duke konsideruar opsionet e mundshme në hapësirën ku do të implementohej procesi.
Ndërtoni një hartë të të gjithë procesit
Duke kuptuar fillimisht hapat që do të duhej të merreshin për shpërndarjn e vaksinave, autoritetet amerikane më pas bashkuam një ekip multidisiplinar për të krijuar një hartë të të gjithë procesit, duke identifikuar më pas rolet që mendonin se do të duheshin dhe duke u treguar hapat dhe proceset për të cilët ata do të ishin përgjegjës.
Harta ishte konkrete, me shënime në çdo proces të punës, për të përshkruar hapat që do të ndiqeshin në çdo hap të rrugës. Ajo bënte hartëzim e rrugës që do të ndiqej, që nga momenti që vaksina arrinte në magazinë deri tek momenti që pacienti dilte nga dhoma e monitorimit.
Për çdo hap, përcaktohej edhe roli/personi përgjegjës, të shënuar me ngjyra të ndryshme për të gjitha funksionet, në mënyrë që të gjithë të mund të shihnin lehtësisht jo vetëm rolin që do të kishin në këtë proces, por edhe momentin kur fillonte detyra e tyre.
Përcaktoni udhëzuesin/protokollin standard
Protokolli standard i referohet hapave që duhet të ndërmerren për të përfunduar një proces në mënyrën më të mirë të mundshme. Ai përcaktohet nga njerëzit që planifikuan hap pas hapi procesin dhe duhet të ndryshojë kur është e mundur të bëhet një përmirësim i procesit. Disa nga rolet më të rëndësishme për mbarëvatjen e procesit në një qëndër vaksnimi janë:
– Menaxheri i qendrës së vaksinimit që mbikëqyr të gjithë aktivitetin; mbledh grupin e punës; kryen numërimin e vaksinave; porosit vaksinën bazuar në orarin e parashikuar; raporton tek ekipi i menaxhimit të incidenteve; zgjidh probleme kur lindin; mbledh të dhëna të tilla si numri i vaksinave të administruara, pacientët që nuk u erdhën të vaksinoheshin, vaksinat e humbura; e kështu me radhë.
– Farmacisti, i cili merr, ruan, përgatit dhe shpërndan vaksinat dhe koordinon numrin e dozave që do të shpërndahen në konsultim me menaxherin e qendrës së vaksinimit.
– Regjistruesi / planifikuesi cakton dhe regjistron listat pacientëve që do të vaksinohen bazuar në përparësitë e përcaktuara nga qeveria, respekton udhëzimet shtetërore në lidhje me shtimin e personave në orar dhe regjistrimin e pacientëve për dozën e dytë për të ndihmuar në shpejtimin e procesit.
– Vaksinuesit, të cilët mund të jenë infermierë, ndihmës mjekë, praktikantë ose mjekë. Vaksinuesit janë trajnuar të përdorin regjistrit elektronik dhe duhet të kenë një licencë aktive të ushtrimit të profesionit.
– Një mjek, ndihmësi i mjekut ose një praktikant duhet të jetë gjithmonë i disponueshëm në qendër për t’iu përgjigjur çdo urgjence mjekësore ose pyetjeve dhe shqetësimeve në terren.
– Një zyrtar që udhëzon që ndihmon pacientët të gjejnë rrugën nga dera e përparme në dhomën e vaksinimit, ndihmon në ruajtjen distancës sociale dhe ndihmon pacientët në plotësimin e formularit të regjistrimit ndërsa presin. Për të kursyer kohë zyrtarët amerikan e përcaktuan plotësimin e formularit përpara takimit me regjistruesin.
– Kontrolluesi verifikon që personat që hyjnë në qendrën e vaksinimit nuk kanë ethe, simptoma të Covid-19, kontakt të fundit me dikë të infektuar me Covid-19, ose nevojë për t’u karantinë bazuar në historinë e tyre të udhëtimeve.
– Monitoruesi i procesit adreson pengesat e procesit të vaksinimit dhe mund të shtojë më shumë staf ose dhe të zgjerojë hapësirën e pritjes së pacietëve që qendrojnë në radhe dhe komunikon çdo ndryshim të numrit të pacientët dhe stafin që kryen vaksinimin.
– Koordinatori i stafit menaxhon oraret ditore të të gjithë stafit të qendrës së vaksinimit.
Në spitalin Sinai Morningside në Nju Jork për shembull u bënë prova të shumta të zbatimit të roleve përgjegjëse për çdo anëtar të stafit. Çdo simulim çoi në një kuptim më të madh të mënyrës sesi funksionon proces, zbuloi më shumë pengesa dhe sfida, dhe çoi në krijimin e hapave ekzakte dhe një stafi më të sigurt kur qendra e vaksinimit u hap më në fund për pacientët.
Ekzekutimi i procesit
Simulimi i hapave dhe procesit që zbaton një qendër vaksinimi podit çoi në përmirësime të ndjeshme të dizanjimit të brendshëm të qendrës së vaksinimit. Privatësia e pacientit u adresua duke krijuar kënde vaksinimi që janë mjaft të mëdha për të akomoduar një karrige për pacientin, një kompjuter portativ mbi rrota, një tryezë për të mbajtur pajisje të tilla si shiringat, dhe pecetat me alkool dhe një kosh të vogël plehrash. Të paktën një prej këtyre këndeve u bë dizanjua më i gjërë për për pacientët me karrocë.
Secili kënd vaksinimi ka furnizime standarde me vaksina dhe një proceverbal i numrit të vaksinave, pacientëve dhe mjeteve në dispozicion vendoset në çdo kënd vaksinimi. Ky formular ndihmoi në minimizimin e humbjes së kohës ( nga vonesat e shkaktuara nga sendet e humbura ose sendet e tepërta).
Sipas modelit të spitalit Sinai Morningside në Nju Jork, farmacia dorëzon 20 shiringa në orën 7 të mëngjesit. Kjo mjafton për të filluar ditën, ndërsa farmacia vazhdon të përgatisë dozat e mbetura për pjesën tjetër të ditës. Autoritetet amerikane minimizuan grumbullimin e dozave duke kontrolluar vazhdimisht pacientët e mbetur në orar në krahasim me numrin e vaksinave që pritet të merrnin. Farmacia dhe menaxheri i qendrës se vaksinimit komunikojnë gjatë gjithë ditës për të rishikuar numrin e mbetur të pacientëve në listën e takimeve. Ndërsa dita përparon, përgatitja e dozave në dispozicion zvogëlohet për të qëndruar në sinkron me orarin në kohë reale dhe për të siguruar që asnjë dozë nuk do të shkojë dëm.
Autoritetet amerikane bënë fillimisht një ushtrim, në mënyrë që organizimi i vendit të punës, dhe furnizimet me vaksina të standardizohen dhe të ruhen në mënyrë të sigurt, para se të shihnim pacientin e tyre të parë. Ky aktivitet përfshinte edhe organizimin e vaksinave. Pas disa përsëritjesh, ata miratuam këtë qasje: morën vaksinat nga farmacia në qese të mbyllura me 20 shiringa të etiketuara me serinë e dozës dhe kohën e skadimit. Këto të dhëna standarde e bëjnë më të lehtë llogaritjen e numrit të shiringave të marra në qëndrën e vaksinimit. Vaksinat ruhen në frigorifer me ky rafte.
Njëri ka deri në 20 shiringa të radhitura njëra pas tjetrës, dhe i dyti ka pako me nga 20 vaksina, të mjaftueshme për turnin e parë të vaksinimit. Të dy raftet janë etiketuar për të treguar se cilat shiringa duhet të përdoren të parat, në mënyrë që të mos e tejkalojnë kohën e skadimit.
Menaxhimi vizual u përdor gjerësisht për të drejtuar pacientët edhe kur nuk kishte staf të pranishëm, duke përdorur sinjale të vendosura në dyshemesë dhe mure, etiketimin e këndeve të vaksinimit dhe për të ndarë zonat e qëndrës së vaksinimit nga njëra-tjetra (ajo e regjistrimit, vaksinimit dhe rikuperimit).
U krijuan modele për të dokumentuar numrin e vaksinave, një hap kritik në menaxhimin e një qendre vaksinimi. Shiringat numërohen nga menaxheri i qendrës sa herë që merren nga farmacisti; të dy verifikojnë numrin dhe dokumentojnë në një regjistër. Vaksinuesit mund të marrin tre shiringa në të njëjtën kohë dhe duhet të nënshkruajnë për to. Ka disa ndërprerje të procesit gjatë ditës për të krahasuar numrin e dozave të dhëna me numrin e dozave të mbetura. Vaksinuesit duhet të bëjnë pushime të shkurtra por asnjë shiringë nuk mbetet pa mbikëqyrje.
Menaxhimi i qendrës së vaksnimin e fillon ditën me mbledhjen e stafit. Detyra e tij përfshin edhe identifikimin e stafit në qendëratë ditë; rishikimin e çdo ndryshimi në procese ose çështje të parashikuara; identifikimin e çdo furnizimi, pajisjeje ose defekti mjedisor; dhe për të parë regjistrimin e parashikuar të pacientëve.
Rrjedha efikase e procesit, përvoja e mirë e pacientit dhe administrimi i përpiktë i vaksinave janë qëllimet e çdo qendre vaksinimi të drejtuar mirë. Rëndësia e detyrës, edhe për shkak të urgjencës mjekësore, lë shumë pak hapësirë për gabime.
Një infrastrukturë themelore e përmirësimit të vazhdueshëm siguron mjete dhe strategji të shkëlqyera për të ngritur shpejt qendra vaksinimi që mund të përshtaten me vendndodhjen, madhësinë dhe burimet e disponueshme në terren.(Harvard Business Review)
